一份完整的职工档案主要包括10大类材料，比如说履历材料、自传材料、考察考核鉴定材料、学历职称职业资格材料、政治历史的审查材料、党团材料、奖励材料、处分材料，录用、任免、聘用、转业、工资、出国、退离休、退职等材料，以及其他可供参考的有保存价值的材料。

对于大多数人的材料来讲，可能并不是10大类材料都要齐全，但是最起码从入团开始，就应当形成材料了，然后还有高中、大学等的学历材料，入党材料，奖励处分材料，再以后就是就业材料了。

随着电子化信息技术的发展，我们的就业档案材料，实际上都已经保存到社保就业系统中去了，形成的纸质档案材料越来越少。比如说很多地方已经开始推动电子劳动合同。这种情况下，未来的就业证明逐渐将以信息数据为准，可能用到纸质档案的情况越来越少了。

对于一些职工手中的档案，仅仅是一些就业登记表、劳动合同、解除劳动报告书资料的，实际上只是职工档案的一些要件而已，要求并不跟整套的职工档案那么严格，也确实有可能会流入的职工手中。比如说，现在因为大多数企业都没有档案管理资质，很多企业经常去做的做法就是解除劳动合同之后，把招用人员登记表、劳动合同、解除劳动合同报告书直接给职工本人，叫职工本人去移交。这种情况下只要携带的是有效的档案要件，一般要求也不会那么严格。

目前，职工档案主要有四点作用：

第一，是证明职工的出生日期。现在人普遍喜欢用身份证认定出生年月，实际上我们的身份证制度是1985年前后才陆续建立起来的。而现在退休的人员多数都是60、70年代的人。按照劳社部发1999年8号文件，职工出生时间的认定当身份证与职工档案记载不一致，是要以职工档案最先记载的出生时间为准。

第二，视同缴费年限的认定。国有企业固定工身份的职工和机关事业单位在编职工的这实施养老保险制度以前的连续工龄、上山下乡的知青、需要安置工作的军人的军龄，是可以凭借职工档案认定视同缴费年限。无需个人缴费也能够计算养老金，是非常划算的。

第三，特殊工种工作时间的认定。从事三类特殊工种，分别满10年、9年和8年就可以提前5年退休。有关从业的时间，都是需要职工档案中的工资表或者审批表来认定的。

第四，职工的就业时间。社保系统实际上也不是完全准确的，有可能出现人工录入等因素错误。当社保系统记录和职工的档案记录不一致时，可以纠正社保系统中的记录。特别是90年代社保缴费时，很多信息都是手工录入的，退休时需要校正。

说实话，如果整份的职工档案流入到自己手中，始终是一个不稳定因素。一方面，自己手中的档案再移交档案管理部门或者社保档案审核部门时移交，有关部门可能会拒不承认效力，拒绝接收。这种情况下，可能会需要一级一级的找到原先档案给个人的部门，做档案有效性认定以后，通过相关部门进行转移。另一方面，个人保管档案，始终有丢失的风险。一旦丢失，责任就需要自负了。